1Wer entscheidet, ob Sie wirklich selbstständig sind?
Die Vorstellung, selbstständig zu arbeiten, ist für viele Menschen in der Schweiz attraktiv. Mehr Freiheit, mehr Autonomie, die Möglichkeit, einen eigenen Kundenstamm aufzubauen. Es besteht aber ein wichtiger Unterschied zwischen "eine Dienstleistung anbieten" und einer sauber strukturierten selbstständigen Tätigkeit.
Häufig hören wir: "Ich habe bereits Kunden und stelle Rechnungen, also bin ich selbstständig." Nicht zwingend.
Für die Schweizer Sozialversicherungsbeiträge entscheidet nicht die erwerbstätige Person selbst einseitig über ihre Selbstständigkeit. Die Einstufung nimmt die zuständige Ausgleichskasse vor. Die offizielle Information der AHV/IV hält fest, dass die Ausgleichskasse bestimmt, ob eine Person als selbstständigerwerbend gilt.
Zu den Indizien einer selbstständigen Tätigkeit gehören beispielsweise: Auftreten in eigenem Namen gegenüber Dritten; Rechnungsstellung in eigenem Namen; Tragen des eigenen wirtschaftlichen Risikos; Investitionen und Finanzierung der eigenen Arbeitsmittel; das Risiko, dass Kunden nicht zahlen; Freiheit in der Arbeitsorganisation; und das Vorhandensein mehrerer Auftraggeber.
Das Vorhandensein mehrerer Auftraggeber ist besonders relevant. Laut AHV/IV ist die Arbeit für mehrere Auftraggeber in der Regel ein Indikator für Selbstständigkeit; die Arbeit für nur einen Auftraggeber deutet demgegenüber eher auf ein unselbstständiges Arbeitsverhältnis hin.
Das bedeutet: eine Tätigkeit angemeldet, ein Logo erstellt oder mit dem Rechnungstellen begonnen zu haben, klärt die sozialversicherungsrechtliche Statusfrage nicht automatisch.
2SVA/AHV: eine der ersten Pflichten
Als angestellte Person zieht in der Regel der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge vom Lohn ab und überweist sie zusammen mit seinem Anteil der Ausgleichskasse. Bei Selbstständigerwerbenden funktioniert das anders: Sie müssen sich selbst bei der zuständigen Ausgleichskasse anmelden und sind für die Zahlung ihrer Beiträge verantwortlich.
Wer in der Schweiz selbstständig erwerbstätig ist, unterliegt den Beiträgen an AHV/IV/EO. 2026 beträgt der maximale gemeinsame Beitragssatz auf dem Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit 10%. Für Jahreseinkommen unter CHF 60 500 gilt eine sinkende Beitragsskala. Hinzu können Verwaltungskostenbeiträge und weitere anwendbare Beiträge kommen.
Dies ist einer der Gründe, weshalb wir Selbstständigen empfehlen, Umsatz, Gewinn und verfügbares Geld nicht zu verwechseln. Ein Teil des Ergebnisses muss Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und weitere Verpflichtungen finanzieren.
3Brauche ich eine GmbH? Und den Handelsregistereintrag?
Eine GmbH ist nicht zwingend. Eine Tätigkeit kann über eine Einzelfirma ausgeübt werden — eine der einfachsten Formen, in der Schweiz unternehmerisch tätig zu werden.
Die Einfachheit hat jedoch eine wichtige Konsequenz: Bei der Einzelfirma besteht keine vollständige rechtliche Trennung zwischen Person und Unternehmen. Das KMU-Portal des Bundes hält fest, dass die Einzelunternehmerin aus rechtlicher Sicht das Privatvermögen nicht in gleicher Weise vom Geschäftsvermögen trennen kann wie bei einer Kapitalgesellschaft. Das ist bei der Beurteilung der Geschäftsrisiken sehr wichtig.
Eine Einzelfirma kann für viele berufliche Tätigkeiten durchaus passend sein, ist aber nicht automatisch für alle die ideale Struktur. Mit dem Wachstum des Geschäfts kann es sinnvoll sein, die Rechtsform erneut zu prüfen.
Auch beim Handelsregister herrscht Unklarheit. Für eine Einzelfirma ist der Eintrag nicht zwingend ab dem ersten verrechneten Franken erforderlich. Gemäss KMU-Portal des Bundes ist eine Einzelfirma mit einem Jahresumsatz unter CHF 100 000 grundsätzlich nicht eintragungspflichtig, kann sich aber freiwillig eintragen lassen.
Ein freiwilliger Eintrag kann Vorteile bei der geschäftlichen Aussenwirkung, beim Namensschutz und bei der Glaubwürdigkeit gegenüber Dritten bringen, hat aber auch rechtliche und administrative Folgen. Die Frage lautet deshalb nicht nur "darf ich mich eintragen?", sondern auch "ist es in dieser Phase meiner Tätigkeit sinnvoll?".
4Buchhaltung und die Trennung von Privatem und Geschäftlichem
Klein anzufangen heisst nicht, ohne buchhalterische Organisation zu arbeiten. Die Unternehmerin muss erkennen können: Wie viel habe ich fakturiert? Wie viel ausgegeben? Wie viel tatsächlich verdient? Wie viel muss ich für Steuern und Beiträge zurücklegen? Wer schuldet mir noch Geld? Welche Ausgaben gehören wirklich zur Tätigkeit?
Das KMU-Portal des Bundes weist darauf hin, dass Selbstständigerwerbende bis zu einem bestimmten Umsatz von einer vereinfachten Buchführung profitieren können, die namentlich Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatbezüge umfasst. Ab einem Umsatz von CHF 500 000 wird eine vollständige Buchführung nach den anwendbaren Bestimmungen erforderlich. Geschäftsrelevante Unterlagen sind in der Regel mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Unser Rat? Warten Sie nicht bis CHF 500 000, um die Buchhaltung zu organisieren. Eine gute Organisation sollte ab der ersten Rechnung bestehen.
Auch bei einer Einzelfirma, wo Unternehmer und Unternehmen rechtlich eng verbunden sind, empfehlen wir im Alltag eine klare Trennung: ein für die Tätigkeit genutztes Konto, geordnete Geschäftsunterlagen, nummerierte Rechnungen, abgelegte Belege, gekennzeichnete Privatbezüge und ordnungsgemäss dokumentierte Geschäftsausgaben.
Stellen Sie sich vor, am Jahresende Hunderte von Bankbewegungen rekonstruieren zu müssen, um zu klären: "War diese Zahlung von CHF 186 privat oder geschäftlich?" Das ist unnötige Arbeit, die eine gute Organisation vermeidet. Buchhaltung beginnt nicht bei der Steuererklärung, sondern in dem Moment, in dem Sie den ersten Franken einnehmen oder ausgeben.
5MWST: Achtung bei den CHF 100 000
Dies ist eine der wichtigsten Fragen für eine wachsende Tätigkeit.
Grundsätzlich wird ein Unternehmen, das die massgebende gesetzliche Grenze von CHF 100 000 Umsatz aus den dafür berücksichtigten Leistungen erreicht, mehrwertsteuerpflichtig, vorbehältlich der gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen. Ist bereits zu Beginn der Tätigkeit absehbar, dass die massgebende Grenze überschritten wird, kann eine Eintragungspflicht von Anfang an bestehen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung bestätigt derzeit diese allgemeine Grenze von CHF 100 000, wobei je nach Tätigkeit Ausnahmen und Sonderregeln gelten.
Das heisst: Man sollte nicht einfach warten, bis CHF 100 000 auf dem Konto eingegangen sind, und erst dann über die MWST nachdenken. Das Wachstum muss begleitet werden. Wenn ein Unternehmen im Juni bereits CHF 70 000 fakturiert hat und weiter schnell wächst, verdient die MWST-Frage sofortige Aufmerksamkeit.
6CHF 100 000 fakturieren heisst nicht CHF 100 000 verdienen
Dieser Fehler ist bei neuen Unternehmerinnen und Unternehmern sehr häufig. Von einem Jahresumsatz von CHF 100 000 können noch abgehen: Betriebsausgaben, Miete, Ausrüstung, Software, Telefon, Fahrzeug und Fahrten wo anwendbar, Versicherungen, Werbung, externe Dienstleistungen, Sozialversicherungsbeiträge und Steuern.
Der Betrag, der auf dem Konto eingeht, ist nicht automatisch für den privaten Konsum verfügbar. Eine nachhaltige Tätigkeit sollte deshalb mindestens drei Kennzahlen verfolgen — Umsatz, Kosten und Ergebnis — und idealerweise auch die Liquidität. Ein Unternehmen kann Gewinn ausweisen und dennoch in Liquiditätsschwierigkeiten geraten, wenn Kunden spät zahlen.
Bei einer Einzelfirma wirkt sich das Ergebnis der Tätigkeit auf die persönliche Besteuerung der Unternehmerin aus. Deshalb ist eine geordnete Buchhaltung wichtig, die eine sachgerechte Ermittlung der geschäftsbezogenen Erträge und Aufwendungen erlaubt.
Einer der gefährlichsten Fehler ist, das gesamte verfügbare Geld während des Jahres zu verbrauchen und zu vergessen, dass später Steuern und Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen kommen können. Gutes Management heisst, Liquidität für diese Verpflichtungen zurückzustellen.
7Selbstständige haben nicht denselben Schutz wie Angestellte
Dieser Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. Laut AHV/IV unterliegen Selbstständigerwerbende der AHV/IV/EO, sind aber nicht in gleicher Weise wie Angestellte obligatorisch gegen Arbeitslosigkeit und Unfall versichert und unterstehen nicht dem Obligatorium der beruflichen Vorsorge.
Daraus ergibt sich eine wichtige Frage: Wer ersetzt Ihr Einkommen, wenn Sie nicht arbeiten können?
Für eine selbstständige Person kann eine längere Krankheit zwei gleichzeitige Folgen haben: Sie arbeitet nicht mehr und fakturiert nicht mehr. Die privaten Ausgaben laufen jedoch weiter, und einige geschäftliche ebenfalls.
Eine Schutzanalyse für Selbstständige kann deshalb je nach Situation umfassen: Unfall, Arbeitsunfähigkeit, Erwerbsausfall bei Krankheit, Berufs- und Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz, Vorsorge sowie Schutz bei Invalidität oder Tod.
Das heisst nicht, dass alle dieselben Deckungen brauchen. Es heisst genau das Gegenteil: Die Risiken müssen individuell analysiert werden.
8Und wenn Sie die erste Person anstellen?
Hier macht die Tätigkeit in der Regel einen administrativen Sprung. Es gibt nicht mehr nur die Unternehmerin: Es gibt eine Arbeitgeberin.
Mit Mitarbeitenden können zusätzliche Pflichten entstehen, unter anderem bei Löhnen, AHV/IV/EO, Unfallversicherung, beruflicher Vorsorge wo anwendbar, Quellensteuer wo anwendbar, Lohnausweisen, Ferien und Absenzen, Personaladministration und weiteren arbeitsrechtlichen Pflichten.
Eine Anstellung darf deshalb nicht einfach als "ich zahle CHF X Lohn" verstanden werden. Die Kosten einer Mitarbeiterin entsprechen nicht nur dem vereinbarten Lohn. Vor einer Anstellung empfiehlt sich die Berechnung der Gesamtkosten für das Unternehmen.
9Die 10 Fehler, die wir vermeiden würden — und die Startcheckliste
Fehler, die wir zu Beginn einer Tätigkeit vermeiden würden: 1) zu arbeiten beginnen, ohne die Anerkennung bei der Ausgleichskasse zu klären; 2) praktisch von einem einzigen Auftraggeber abhängen und automatisch von Selbstständigkeit ausgehen; 3) private und geschäftliche Ausgaben vermischen; 4) Unterlagen und Rechnungen nicht ab dem ersten Tag ordnen; 5) den gesamten Umsatz ausgeben, als wäre er Nettoeinkommen; 6) künftige Sozialversicherungsbeiträge und Steuern vergessen; 7) erst nach Überschreiten der massgebenden Grenze an die MWST denken; 8) die Risiken Krankheit, Unfall und Arbeitsunfähigkeit nicht analysieren; 9) Mitarbeitende anstellen, ohne vorher alle Kosten und Pflichten zu berechnen; 10) erst dann Hilfe suchen, wenn ein Problem auftritt.
Versuchen Sie vor dem Start folgende Fragen zu beantworten: Was genau wird meine Tätigkeit sein? Wer sind meine Kunden? Werde ich mehrere Auftraggeber haben oder im Wesentlichen von einem abhängen? Habe ich die Anerkennung bei der Ausgleichskasse geklärt? Brauche ich einen Handelsregistereintrag? Wie werde ich Rechnungen stellen und organisieren? Habe ich ein Buchhaltungssystem? Wie archiviere ich die Unterlagen? Wie hoch ist der erwartete Jahresumsatz? Muss ich die MWST-Pflicht prüfen? Wie viel muss ich für Beiträge und Steuern zurücklegen? Welche beruflichen Risiken habe ich? Was geschieht finanziell, wenn ich mehrere Monate nicht arbeiten kann? Möchte ich Mitarbeitende anstellen? Habe ich einen Plan, um die finanzielle Entwicklung zu verfolgen?
Wenn mehrere Antworten "ich weiss nicht" lauten, genau dort sollte die Planung beginnen.
Dieser Artikel ist allgemeiner und informativer Natur. Die konkreten Pflichten hängen von Tätigkeit, Rechtsform, Umsatz, persönlicher Situation und weiteren Umständen des jeweiligen Unternehmens ab. Quellen: AHV/IV, KMU-Portal des Bundes und Eidgenössische Steuerverwaltung.